A.
TUGAS
MANAJER PERKANTORAN
Tugas seorang manajer kantor adalah
mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan
kepada para bawahannya.
Ø TUGAS-TUGAS POKOK MANAJER
1a. Memberi
instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
bb. Mengawasi
pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasny.
3c. Melatih
pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
4d. Mengembangkan
metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.
Ø TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA
DENGAN BAWAHAN.
1a. Mendamaikan
perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan .
2b. Memelihara
disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.
3c. Memelihara
hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.
4d. Jika
perlu memberi hutang.
Ø TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA
DENGAN ATASAN
11. Menerima
tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasan
22. Bekerja
sama dengan pengawas-pengawas lainnya
33. Mengijinkan
dan menolak permintaan para pegawai.
44. Melaksanakan
kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.
B.
SYARAT-SYARAT MANAJER PERKANTORAN
Syarat utama untuk menjadi manajer kantor yaitu
skill komunikasi. “Komunikasi adalah Transfer informasi beserta pemahamannya
dari satu pihak ke pihak lain, melalui alat-alat berupa simbol-simbol yang
penuh arti”
Beberapa kriteria yang ada didalam komunikasi :
a.
Sender
: Seseorang atau organisasi dengan sebuah pesan (penyalur pesan)
b.
Pesan
: Sesuatu/bahan yang akan disampaikan
c. Channel
: Metode yang digunakan untuk penyampaian pesan tersebut (rapat, telepon,
surat, e-mail)
d.
Receiver
: Target penerima pesan
e.
Feedback
: Respon atau tanggapan dari penerima pesan
f.
Context
: Situasi, keadaan, lingkungan atau culture yang berhubungan dalam penyampaian
pesan tersebut
Adapun tingkatan Komunikasi sebagai berikut :
1. Komunikasi
intra-pribadi (Intrapersonal Communication)
Komunikasi yang
terjadi dalam diri seseorang, berupa pengolahan informasi melalui pancaindra
dan sistem syaraf. Contoh : berpikir, merenung, menggambar, menulis sesuatu,
dll.
2. Komunikasi
antar pribadi (Interpersonal Comunication)
Komunikasi yang
dilakukan secara langsung antara seseorang dengan orang lainnya, yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap
reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal maupun non verbal. Contoh
: percakapan tatap muka, korespondensi, percakapan melalui telepon, dan sebagainya.
3. Komunikasi
dalam kelompok (Group)
Komunikasi yang
berlangsung di antara suatu kelompok. Pada tingkatan ini, setiap individu yang
terlibat masing-masing berkomunikasi sesuai dengan peran dan kedudukannya dalam
kelompok. Pesan atau informasi yang disampaikan juga menyangkut kepentingan
seluruh anggota kelompok, bukan bersifat pribadi. Contoh : ngobrol-ngobrol
antara ayah, ibu, dan anak dalam keluarga, diskusi guru dan murid di kelas
tentang topik bahasan, dan sebagainya.
4. Komunikasi
antar-kelompok/asosiasi (Association).
Komunikasi yang
berlangsung antara suatu kelompok dengan kelompok lainnya. Jumlah pelaku yang
terlibat boleh jadi hanya dua atau beberapa orang, tetapi masing-masing membawa
peran dan kedudukannya sebagai wakil dari kelompok/asosiasinya masing-masing.
5. Komunikasi
Organisasi (Organizational)
Komunikasi
organisasi mencakup kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi dan komunikasi
antar organisasi.Bedanya dengan komunikasi kelompok adalah bahwa sifat
organisasi organisasi lebih formal dan lebih mengutamakan prinsip-prinsip
efisiensi dalam melakukan kegiatan komunikasinya. Contoh : Organisasi
Kemasyarakatan
6.
KomunikasiPublik/Sosial (Public/Social
Communication)
Komunikasi
publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah besar orang
(khalayak). Yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi demikian sering
juga disebut pidato, ceramah atau kuliah (umum). Sedangkan Komunikasi sosial
adalah suatu kegitan komunikasi yang lebih diarahkan kepada pencapaian suatu
situasai integrasi sosial. Komunikasi sosial adalah sekaligus suatu proses
sosialisasi. Melalui komunikasi sosial dicapailah suatu stabilitas sosial,
tertib sosial, penerusan nilai-nilai lama dan baru yang diagungkan oleh
masyarakat. Melalui komunikasi sosial kesadaran bermasyarakat dipupuk, dibina,
diperluas. Contoh : Komunikasi Massa (Mass Communication)
7. Komunikasi
dengan masyarakat secara luas (komunikasi Massa)
Pada tingkatan
ini kegiatan komunikasi ditujukan kepada masyarakat luas. Bentuk kegiatan
komunikasinya dapat dilakukan melalui dua cara :Komunikasi massa Yaitu
komunikasi melalui media massa seperti radio, surat kabar, TV, dsbnya.Langsung
atau tanpa melalui media massa. Misalnya ceramah, atau pidato di lapangan
terbuka. Sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak
dikenal.
8. Komunikasi
internasional (International Communication)
Komunikasi
internasional sebagai sebuah bidang kajian memfokuskan perhatian pada
keseluruhan proses melalui mana data dan informasi mengalir melalui batas-batas
negara. Subyek yang ditelaah bukanlah sekedar arus itu sendiri, melainkan juga
struktur arus yang terbentuk, aktor-aktor yang terlibat di dalamnya, sarana
yang digunakan, efek yang ditimbulkan, serta motivasi yang mendasarinya. Pendekatan
yang digunakan bersifat makro, dengan aktor-aktor non-individual sebagai unit
analisa, dan dekat dengan wilayah disiplin ilmu hubungan internasional atau
ekonomi politik internasional.
Dalam perkembangannya, terdapat empat pendekatan dominan dalam disiplin komunikasi internasional: idealistic-humanistic, political proselytization, informasi sebagai kekuatan ekonomi, serta informasi sebagai kekuatan politik. Masing-masing pendekatan memiliki kekuatan dan kelebihannya sendiri-sendiri, sehingga mata kuliah ini tak akan menggunakan hanya salah satu pendekatan tersebut. Alasan pentingnya komunikasi :
Dalam perkembangannya, terdapat empat pendekatan dominan dalam disiplin komunikasi internasional: idealistic-humanistic, political proselytization, informasi sebagai kekuatan ekonomi, serta informasi sebagai kekuatan politik. Masing-masing pendekatan memiliki kekuatan dan kelebihannya sendiri-sendiri, sehingga mata kuliah ini tak akan menggunakan hanya salah satu pendekatan tersebut. Alasan pentingnya komunikasi :
·
Transfer
informasi penting
·
Menyediakan
dasar penilaian pengetahuan seseorang
·
Menyampaikan
ketertarikan dan kompetensi
·
Mengenali
celah dalam pengetahuan sendiri
Untuk keefektifitas dalam komunikasi kita harus
mengenal aspek-aspek dalam komunikasi :
1.
Openness
: Keadaan yang memungkinkan ketersediaan informasi yang dapat diberikan dan
didapat oleh penerima pesan, dengan keterbukaan komunikasi akan berjalan dengan
lancar karna pemberi pesan dan penerima pesan akan lebih mudah untuk memahami
pokok permasalahannya.
2.
Emphaty
: Kemampuan untuk memahami keadaan/ perspektive dari orang lain, karna belum
tentu orang melakukan kesalahan tersebut merupakan suatu unsur kesengajaan tetapi
dengan alasan-alasan tertentu. Jadi jangan selalu menyamakan perspektive orang
lain dengan perspektive kita.
3.
Supportiveness
: Dalam melakukan interpersonal skill, setelah kita mengetahui keadaan dari
lawan komunikasi, kita harus memberi dukungan kepada dia supaya kedepannya
lebih baik dan mencoba menyesuaikan/memilih pilihan-pilihan yang kita anggap
merupakan yang terbaik bagi kita dan lawan komunikasi tersebut.
4.
Positiveness
: Menjaga pemikiran yang positif terhadap seseorang atau lingkungan, karna
dengan selalu berfikir positif akan memberikan ide-ide yang memudahkan untuk
pemecahan suatu masalah.
5.
Equality
: Menganggap semua orang itu sama sehingga mendapatkan fasilitas yang sama
pula. Kita harus berfikir setiap orang mempunya power-power yang besar,
sehingga kekuatan-kekuatan tersebut jangan sampai terbelah tetapi harus
digabungkan sehingga bisa memiliki pemikitran yang lebih baik kedepannya.
Lingkungan Komunikasi
a. Komunikasi
ke atas: menyampaikan ide, usulan, melapor dan minta pendapat atau persetujuan
atasan
b. Komunikasi
ke bawah: memberi perintah, menyampaikan informasi, memberikan kritik
membangun, menilai hasil pekerjaan, menegur dan memuji
c. Komunikasi
horizontal: koordinasi, memberi informasi dan minta pendapat
d. Komunikasi
diagonal: antara bawahan dengan atasan yang bukan atasannya langsung
Aspek dalam komunikasi
§ Mendengarkan : memberikan perhatian
penuh terhadap keseluruhan isi komunikasi verbal seseorang, tanpa memikirkan
apa yang kita katakan nantinya, apa yang kita butuhkan saat itu dan sebagainya.
§ Menghindari distraksi: kurangi
kebisingan, jangan memikirkan apa yang akan dikatakan, jangan memikirkan
hal-hal lain
§ Memberikan perhatian melalui: bahasa
tubuh (gerakan badan, ekspresi/raut muka, postur, nada bicara), kontak
pandangan mata, anggukan kepala
§ Mendengar secara aktif , dapat dilakukan
dengan jalan: tidak menginterupsi, memusatkan perhatian, mengungkapkan kembali
dengan kalimat lain, menyimpulkan atau menyingkat inti ucapan, mengajukan
pertanyaan terbuka, memperhatikan bahasa non verbal yang digunakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar