A. Pengertian Manajemen
Perkantoran
Manajemen Perkantoran adalah suatu
kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur,
sistematik dan terus meners, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan
mencapai keberhasilan tugas organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan
tugas organisasi yang bersangkutan.
Pengertian
manajemen perkantoran menurut para ahli:
Edwin Robinson dan
William Leffingwel
Manajemen perkantoran
dapat didefinisikan sebagai perencanaan pengendalian dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan meraka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
Millis Geoffrey
Manajemen kantor adalah seni
membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya
demi mencapai tujuan yang ditetapkan.
Arthur Grager
Manajemen perkantoran
adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan waktu dan
suatu organisasi.
Hal Nourse
Manajemen perkantoran
dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan
perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang
mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan
pekerjaan kertas dan tulis.
George Terry
Manajemen perkantoran dapat
didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan
peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui
pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau
pemusnahannya kalau usang.
B. Ruang
Lingkup Manajemen Perkantoran
Menurut Charles O. Libbey, ruang
lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi, ruang perkantoran,
komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor,
perbekalan kantor dan keperluan tulis, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat
pelaksa.
1. Ruang Perkantoran
(Office Space)
Kantor
berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang digunakan
untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya
berupa ruangan atau kamar kecil yang bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi
menjadi dua jenis : kantor pusat untuk pekerjaan penting dan kantor bagian
untuk pekerjaan yang lebih kecil.
2. Komunikasi
(Comunications)
Komunikasi
adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif dan
dapat dimengerti serta dapat membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan
tersebut. Komunikasi merupaka urat kegiatan organisasi karena komunikasi
menungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat
disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif. Komunikasi
dalam perkantoran mencakup pengiriman surat(mailing), layanan kurir (messenger
service), telepon, penyusunan jaringan kabel komnikasi pengaturan sistem
telepon antar kantor, layanan faximaile, penyediaan papan pengumumandan layanan
penerimaan tamu.
3. Pegawai Kantor (Office
Personnel)
Dalam
suatu kantor manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan
kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena
kesalahan dalam pengelolaan pegawai dalam sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi
tenaga kerja. Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pamilihan pegawai,
orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai,
sistem sarana pegawaiabsensi pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk
pegawai, moral dan disiplin pegawai dan pengaduan pegawai/karyawan.
4. Prabota dan Perlengkapan
Kantor (Furniture and Equipment)
Perabotan
dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada
suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi meja kerja, kursi,
perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan
gudang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari, perbekalan dan
rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.
5. Peralatan dan Mesin
Kantor (Appliances and Machines)
Peralatan
dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki masa
pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis
pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya. Peralatan dan mesin
kantor meliputi mesin tik, komputer, mesin pembukuan, mesin hitung,
penrlengkapan mengirim surat.
6. Perbekalan Kantor dan
Keperluan Tulis
Perbekalan
kantor merupakan saran apenting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor.
Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan
pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena
pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan
tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan
penggadaan dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru.
7. Metode Kerja
Metode
dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data (data Processing),
survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan
pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik
(statistical analysis).
8. Warkat (Records)
Warkat
merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan
tujuan mambantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran
mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan
survey, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.
9. Pengawasan Pejabat
Pelaksana (Executive Controls)
Pengawasan
pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan
dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat
pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan
anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi,
pelatihan pengganti tugas, analisis pekerjaan dan pengaturan standar gaji.