KATA PENGANTAR
Kami panjatkan puji
dan syukur kehadirat Allah SWT. Karena berkat inayah-Nyalah maka Makalah Pengantar Ilmu Administrasi yang berjudul
Perencanaan (Planning) Sebagai Fungsi
Pokok Dalam Administrasi ini dapat diselesaikan. Makalah ini kami buat
untuk memaparkan sebagaimana besar peran perencanaan (Planning) dalam sebuah Organisasi.
Kami menyadari bahwa
makalah ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik
dan saran dari para rekan rekan-rekan mahasiswa dan dosen pembimbing, demi
proses kesempurnaan.
Kami mengucapkan
terima kasih kepada rekan-rekan anggota kelompok satu yang senantiasa bekerjasama dalam
menyusun makalah ini, dan dosen pembimbing yang senantiasa selalu membimbing
kami dalam proses penyusunan makalah ini.
Terlepas dari
kekurangan-kekurangan makalah ini, kami berharap semoga makalah ini bermanfaat
bagi pembaca dan menjadikan amal jariah bagi kami. Amien, Ya Robbal Alamin.
Penulis
BAB
I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
Keberhasilan suatu
kegiatan agar kegiatan tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien
sangat ditentukan oleh adanya suatu perencanaan yang matang yang didukung oleh
organisasi yang tepat. Sebagai suatu sistem yang harmonisdan dikelola oleh
pelaksana yang kompoten dan berdedikasi. Perencanaan ini pada hakekatnya
merupakan salah satu fungsi dalam administrasi yang secara
keseluruhan tidak dapat dilepaskan dari fungsi lainnya. Fungsi
perencanaan dalam administrsi sangat penting karena menjadi gambaran awal
tentang bentuk aktivitas suatu organisasi.
Perencanaan ialah suatu
iktiar untuk menjamin agar setiap usaha kerjasama yang dilakukan
dalam suatu organisasi dapat berlangsung dengan baik. Dalam perencanaan
manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana
melakukannya dan siapa yang melakukannya. Jadi perencanaan adalah
pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya, apa yang
harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa (Handoko, 1998).
Dalam membuat suatu
perencanaan, berbagai faktor yang harus diperhitungkan untuk dapat menghasilkan
suatu bentuk perencanaan yang matang. Diantara hal yang perlu dipertimbangkan
adalah kondisi waktu, sarana dan prasarana, atau faktor penghambat dan
pendukung rencana tersebut.
Kebutuhan akan
perencanaan ada pada semua tingkatan dan jenis organisasi. Perencanaan pada
tingkatan tertentu akan memberi dampak pada kesuksesan suatu organisasi.
Perencanan merupakan
suatu proses yang harus diimplementasikan setiap saat dalam kondisi dan
perubahan yang terjadi dalam suatu organisasi. Kemampuan menyususn
perencanaan yang efektif akan berpengaruh terhadap keberhasilan suatu organisasi
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
I. 2 Maksud dan Tujuan
Makalah ini bertujuan :
Mahasiswa mampu
memahami dan menjelaskan salah satu fungsi pokok administrasi yaitu perencanaan
(Planning).
I.3 Rumusan
Masalah
1.
Apa
definisi perencanaan?
2.
Apa unsur- unsur perencanaan (Planning)?
3.
Apa
saja jenis-jenis rencana?
4.
Bagaimana tahapan dalam pembuatanperencanaan?
5. Apa peranan dan tujuan dari perencanaan?
6.
Bagaimana sifat proses perencanaan?
7.
Bagaimana pendekatan proses perencanaan?
8.
Apa saja kelemahan perencanaan?
9.
Apa saja keterbatasan-keterbatasan dalam perencanaan?
10.
Bagaimana sifat rencana yang baik?
BAB
II
PEMBAHASAN
II. 1 Hakikat Perencanaan
Untuk mencapai efektifitas dan efisiensi yang tinggi, segala
kegiatan
dan tindakan harus dilaksanakan dengan pertimbangan dan perhitungan yang
rasional. Guna menjamin dan menciptakan rasionalitas yang tinggi, perlu
langkah-langkah kegiatan. Langkah-langkah kegiatan itu disebut dengan
fungsi pokok. Salah satu fungsi pokok tersebut ialah perencanaan (planning).
dan tindakan harus dilaksanakan dengan pertimbangan dan perhitungan yang
rasional. Guna menjamin dan menciptakan rasionalitas yang tinggi, perlu
langkah-langkah kegiatan. Langkah-langkah kegiatan itu disebut dengan
fungsi pokok. Salah satu fungsi pokok tersebut ialah perencanaan (planning).
Perencanaan atau yang sering disebut dengan planning
merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan administrasi. Tanpa
perencanaan, pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami kesulitan bahkan
kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan.
Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok dalam administrasi. Perencanaan
adalahproses administrasi
bertalian dengan usaha melihat kedepan, menilai peristiwa yang akanterjadi
dimasa yang akan datang dan bersiap untuk menghadapinya.Proses perencanaan itu
pada hakekatnya merupakan proses penentuan tujuan,penerjemahannya kedalam
strategi, kebijaksanaan dan program/taktik organisasi, yangsemuanya mengandung
unsur manfaat.
Menurut Sondang P. Siagian bahwa planning atau
perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran
dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan
dimana yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan.
perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran
dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan
dimana yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan.
Merencanakan berarti pula memikirkan tentang
penghematan
tenaga, penghematan biaya dan waktu, juga mengatasi kesalahan-kesalahan
yang mungkin terjadi dan menghindari adanya tugas-tugas atau
pekerjaan yang rangkap yang dapat menghambat jalannya penyelesaian.
tenaga, penghematan biaya dan waktu, juga mengatasi kesalahan-kesalahan
yang mungkin terjadi dan menghindari adanya tugas-tugas atau
pekerjaan yang rangkap yang dapat menghambat jalannya penyelesaian.
II. 2 Unsur- unsur Perencanaan (Planning)
Salah satu cara yang paling mudah dikemukakan dalam penyusunan rencana adalah dengan
mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan jawaban terhadap
enam pertanyaan,
yaitu :
· What(Apa)
· Where (Dimana)
· When (Kapan)
· How (Bagaimana)
· Who (Siapa)
· Why (Mengapa)
Pertanyaan tersebut menjadi:
1. Apa kegiatan-kegiatan yang harus
dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ?
2. Dimana kegiatan-kegiatan tertentu
dijalankan? Pertanyaan ini mencakup letak bangunan organisasi yang hendak
didirikan, tata ruang yang disusun, tempat sumber tenaga kerja.
3. Kapan kegiatan-kegiatan tertentu
hendak dilaksanakan. Hal ini berarti bahwa dalam rencana harus tergambar sistem prioritas yang
dipergunakan, penjadwalan waktu dan hal-hal yang berhubungan dengan faktor
waktu.
4. Bagaimana cara melaksanakan
kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan ? Yang dicakup oleh pertanyaan ini
menyangkut soal sistem dan tata kerja, standar yang harus dipenuhi, cara pembuatan dan
penyampaian laporan, cara menyimpan dokumen dan lain-lain.
5. Pertanyaan “siapa” berarti ditemukannya
jawaban dalam rencana tentang gambaran pembagian tugas, wewenang dan
tanggungjawab.
6. Secara filosofis, pertanyaan yang
terpenting di antara rangkaian pertanyaan ini ialah pertanyaan “mengapa”.
Terpenting karena pertanyaan ini ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang
mendahuluinya. Jika kelompok pimpinan dapat memuaskan dirinya atas jawaban-jawaban
yang diperoleh terhadap keenam pertanyaan itu, akan terciptalah suatu rencana
yang baik.
II.3 Jenis-Jenis Rencana
Rencana dapat dibagi sebagai berikut:
1. Menurut
waktu:
a.
Rencana jangka panjang meliputi waktu
lebih dari 5 tahun
b.
Rencana jangka menengah meliputi waktu 1
– 5 tahun
c.
Rencana jangka pendek meliputi waktu 1
tahun atau kurang.
2. Menurut
lingkup :
a.
Rencana strategik: Lingkup luas,
komprehensif, jangka panjang, arahan.
b.
Rencana operasional: Lingkup terbatas,
bertalian dengan sumber daya dan kegiatan
c.
Implementasi
rencana stratejik.
3. Menurut
penggunaan :
a.
Beberapa kali: Menjadi pedoman kegiatan
pada berbagai situasi.
b.
Satu kali untuk menanggulangi masalah
unik.
II.4 Tahap Perencanaan
Adapun proses pembuatan rencana ialah sebagai berikut :
a. Menetapkan tugas dan tujuan, antara tugas dan tujuan tidak dapat
dipisahkan.Suatu
rencana tidak dapat dijalankan
tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas
diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau
nilai yang akan diperoleh.
b. Observasi dan analisa. Menentukan faktor-faktor apa yang dapat
mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi).Bila sudah diketahui dan terkumpul,
maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.
c. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan.Faktor yang tersedia memberikan
perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana
kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya
lamanya penyelesian, besarnya biaya yang dibutuhkan, efisiensi dan efektivitas dan lain
sebagainya.
d. Membuat sintesa.Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih
dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari
kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai
kelemahan-kelemahan.
Menurut Wijayanti (2008), berdasarkan tahap
perencanaan, maka dapat dibagimenjadi 4 yaitu:
a. Menentukan
tujuan dan serangkaian tujuan
b. Merumuskan keadaan saat ini
c. Mengidentifikasi
segala kemudahan dan hambatan
d. Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
II.5 Peranan dan Tujuan Perencanaan
Peranan dan tujuan perencanaan adalah:
1.
Menghindari pekerjaan rutin dan
memperkecil kejadian mendadak.
2.
Mengkordinasikan berbagai bagian dengan
adanya tujuan organisasi.
3.
Dipilih metode kerja yang paling baik,
karena pimpinan mempunyai lebih banyakwaktu.
4.
Menggariskan strategi, kebijaksanaan dan
program sehingga delegasi wewenang untukbertindak diperlancar dan kepastian
dijamin.
5.
Merupakan dasar atau pedoman untuk
pengawasan.Perencanaan
menghasilkanstandar-standar yang dapat dipakai sebagai alat pengukur hasil
kerja.
6.
Memfokuskan kegiatan hingga efisien dan
efektif.
7.
Menciptakan situasi penuh stabilitas,
penyesuaian dan memenuhi situasi yang berubah.
8.
Memperjelas rantai tujuan dan sarana sehingga
anggota organisasi berfokusperhatiannaya pada tujuan bersama.
9.
Peningkatan kinerja (performance).
II.6 Sifat Proses Perencanaan
Sifat proses
perencanaan itu berupa langkah-langkah yaitu :
a. Membatasi
masalah (tujuan)
b. Menganalisa
status, menentukan skenario masa datang.
c. Menentukan berbagai alternatif tindakan
d. Memilih
alternatif tindakan yang terbagi sebagai rencana, dan
e. Melaksanakan
rencana dan menilai hasil
II.7 Pendekatan
Proses Perencanaan
Pendekatan proses perencanaan itu adalah:
1. Perencanaan
dari dalam ke luar (inside-out) yang memfokuskan pikiran dan tenaga pada
apayang telah dilakukan dan melakukannya sebaik mungkin atau perencanaan dari
luar ke dalam(outside-in), yangberdasarkan analisis luar dan penyesuaian
kedalam sambil memanfaatkankesempatan yang terbuka yang belum dilakukan orang
lain.
2. Perencanaan
dari atas ke bawah (top-down planning) di mana pimpinanmenentukan
tujuan-tujuan umum dan membiarkan manajemen tingkat bawah membuat
rencanaberdasarkan batasan-batasan tersebut. Atau perencanaan bawah-atas (bottom-up
planning)yang mulai dengan rencana yang dikembangkan dari tingkat bawah
tanpabatasan.
3. Perencanaan
situasional (contingency planning) yang meliputi identifikasi
tindakanalternatif yang dapat dipakai untuk mengubah rencana semula bila
situasi berubahmenurut waktu.
II.8 Kelemahan Perencanaan
Menurut Wijayanti (2008), perencanaan mempunyai
kelemahan, yaitu:
a.
Pekerjaan yang tercakup dalam
perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
b.
Perencanaan cenderung menunda pekerjaan.
c.
Perencanaan mungkin terlalu membatasi
situasimanajemen untuk berinisiatif danberinovasi.
d.
Kadang-kadang hasil yang paling baik
didapatkan oleh penyelesaian situasi individualdan penanganan setiap masalah
pada saat masalah tersebut terjadi.
e.
Ada rencana-rencana yang diikuti
cara-cara yang tidak konsisten.
II.9 Keterbatasan-Keterbatasan
Perencanaan
Beberapa faktor
pembatas perencanaan menurut Wijayanti (2008) adalah:
1. Fleksibilitas
Yakni kemampuan untuk mengatakan
perubahan atau penyesuaian terhadap situasiyang berubah, baik ditinjau dari
sudut fleksibilitas pembuat rencana maupun fleksibilitasrencana itu sendiri.
Karena itu, dituntut adanya kesiapan atau jalan keluar apabila rencanayang
disusun ternyata dalam pelaksanaanya mengalami hambatan.
2. Biaya
Yakni
biaya yang dikeluarkan untuk penelitian-penelitian
pendahuluan maupununtuk peramalan situasi mendatang. Dalam hal ini biaya yang
dikeluarkan tidaklah kecil.
3. Waktu
Waktu
yang tersedia untuk menyusun rencana pada umumnya sangat terbatas.
4. Rencana
dibuat berdasarkan data waktu lampau dan asumsi-asumsi tentang masamendatang.
II.10 Sifat Rencana Rencana
Yang Baik
Sifat Rencana Yang Baik
Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :
1. Pemakaian kata-kata yang sederhana
dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang
berbeda-beda dapat ditiadakan.
2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat
menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka
tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian
saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari
yang direncanakan.
3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali
rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana
harus ada dalam perimbangan.
4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa
pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi
seimbang dengan kebutuhan.
5. Meliputi seluruh tindakan yang
dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
BAB III
PENUTUP
III.1 Kesimpulan
Perencanaan
(Planning)merupakan
salah satu fungsi dalam Administrasi.
Perencanaan adalahproses administrasi
bertalian dengan usaha melihat kedepan, menilai peristiwa yang akanterjadi
dimasa yang akan datang dan bersiap untuk menghadapinya.Proses perencanaan itu
pada hakekatnya merupakan proses penentuan tujuan,penerjemahannya kedalam
strategi, kebijaksanaan dan program/taktik organisasi, yangsemuanya mengandung
unsur manfaat.
Pembuatan keputusan yaitu serangkaian kegiatan yang akan
dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan keputusan ini dilakukan
oleh setiap jabatan dalam organisasi. Tanpa adanya rencana,
maka tidak ada dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka
usaha pencapain tujuan. Perencanaan menjadi fungsi pertama karena ia merupakan
dasar dan titik tolak dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.
III.2 Saran
Dalam
penyusunan makalah tentang “Perencanaan (Planning) Sebagai Fungsi Pokok Dalam Administrasi”, penulis menggunakan
sumber yang cukup mendasar. Namun dengan adanya makalah ini, kami berharap kedepannnya rekan-rekan
sekalian lebih mengedepankan
perencanaan dalam segala kegiatan sehubungan dengan apa yang kami paparkan
bahwa perencanaan adalah kerangka utama dalam mencapai sutu tujuandan
merupakan proses penentuan tujuan,penerjemahannya kedalam strategi,
kebijaksanaan dan taktik organisasi, yangsemuanya mengandung unsur manfaat sehingga apa yang di inginkan dapat tercapa.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang perlu
ditambah dan diperbaiki. Untuk itu penulis berharap agar dengan
hadirnya makalah ini akan memberikan sebuah perubahan khususnya dunia
pendidikan.
DAFTAR PUSTKA