Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut para ahli

A.   Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen Perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus meners, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.

Pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli:

Edwin Robinson dan William Leffingwel

            Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan meraka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Millis Geoffrey

            Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

Arthur Grager

            Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi.

Hal Nourse

            Manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis.

George Terry

            Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang.

B.   Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor dan keperluan tulis, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksa.

1.      Ruang Perkantoran (Office Space)

Kantor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang digunakan untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil yang bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis : kantor pusat untuk pekerjaan penting dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil.

2.      Komunikasi (Comunications)

Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta dapat membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupaka urat kegiatan organisasi karena komunikasi menungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif. Komunikasi dalam perkantoran mencakup pengiriman surat(mailing), layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan jaringan kabel komnikasi pengaturan sistem telepon antar kantor, layanan faximaile, penyediaan papan pengumumandan layanan penerimaan tamu.

3.      Pegawai Kantor (Office Personnel)

Dalam suatu kantor manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai dalam sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja. Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pamilihan pegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawaiabsensi pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai dan pengaduan pegawai/karyawan.

4.      Prabota dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi meja kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari, perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.

5.      Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya. Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, mesin pembukuan, mesin hitung, penrlengkapan mengirim surat.

6.      Perbekalan Kantor dan Keperluan Tulis

Perbekalan kantor merupakan saran apenting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggadaan dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru.

7.      Metode Kerja

Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data (data Processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).

8.      Warkat (Records)

Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan mambantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.

9.      Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)

Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan pengganti tugas, analisis pekerjaan dan pengaturan standar gaji.