Etika Menerima Tamu

ETIKA MENERIMA TAMU

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya.

Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor.

A.    Sambut Dengan Tulus

ü  Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura – pura tulus.

ü  Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung.

ü  Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.

B.     Cara Duduk

·         Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.

·         Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.

C.     Janji Temu

v  Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.

v  Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.

v  Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.

v  Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.

D.    Perlakuan Baik

o   Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan complaint  terhadap perusahaan kita.

o   Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.

E.     Mengantar Tamu

Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.

ETIKA MENERIMA TELEPON

Telepon adalah salah satu alat untuk berkomunikasi di kantor. Oleh sebab itu, perlu diperhatikan etika dalam berbicara melalui telepon. Ada beberapa cara yang harus dilakukan pada saat menerima atau menelepon orang lain.

A.    Menerima telepon:

v  Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.

v  Menyebutkan nama instansi dan memberi salam kepada penelepon, misal: Pointer, selamat pagi. Sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.

v  Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?

v  Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong pembicaraan.

v  Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.

v  Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.

v  Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.

v  Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.

v  Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

B.     Hal-hal yang perlu diperhatikan:

ü  Sikap mau membantu.

ü  Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah.

ü  Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.

ü  Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.

ü  Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.

ü  Jangan menguap.

ü  Jangan memotong pembicaraan.

ü  Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.

ü  Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.

ü  Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.

A.    Memberikan Layanan Melalui SMS

·         Bila menerima SMS segera balas, jika terjadi penundaan ucapkan permintaan maaf.

·         Balas SMS dengan kalimat yang formal dan fleksibel.

·         Dahului dengan sapaan yang sopan, misal: Bapak atau Ibu.

·         Jika menggunakan singkatan, gunakan singkatan yang umum dan mudah dimengerti.

·         Akhiri SMS dengan nama Anda dan nama instansi tempat Anda bekerja. Hal ini akan kelihatan lebih resmi dan akan memudahkan mitra kerja Anda untuk mengenali SMS Anda, karena bisa jadi orang yang Anda SMS tidak menyimpan nomor Anda.

·         Jika SMS kita salah kirim, segera kirim SMS yang berisi permintaan maaf karena telah salah kirim.

·         Jika SMS penting yang Anda kirim tidak segera mendapat balasan, konfirmasikan lagi melalui telepon.

·         Jangan memakai huruf besar semua karena itu menandakan kemarahan.

·         Ucapkan terima kasih pada akhir SMS.

·         Jika mengirim/menerima SMS yang penting, jangan langsung dihapus sampai urusan yang dimaksud sudah selesai.

·         SMS berakhir pada Anda.